Jak prosto przeprowadzić onboarding nowego pracownika wykorzystując narzędzia online?

Onboarding nowego pracownika pomaga w szybszej adaptacji w firmie, zwiększa identyfikację z zespołem, zapewnia poczucie bezpieczeństwa i komfortu a także buduje lepszą atmosferę w pracy. Jednak w czasach, gdy większość rekrutacji odbywa się prawie całkowicie zdalnie, stworzenie mądrego programu onboardingu pracownika online to prawdziwe wyzwanie. Pracownicy pojawiają się biurze jedynie po to, by dopełnić formalności, a dalszy kontakt ze współpracownikami wygląda różnie. Niektórzy spotykają się wirtualnie podczas codziennych spotkań. Część osób być może jeszcze nie poznała w rzeczywistości swoich współpracowników, a jeszcze inni nawet nie wiedzą, jak wygląda reszta zespołu. Czy w warunkach pracy zdalnej i ograniczonego kontaktu można łatwo przeprowadzić onboarding nowego pracownika, najważniejszy etap wdrożenia do organizacji?

Co to jest onboarding?

Onboarding to proces polegający na wdrożeniu nowego pracownika w życie i kulturę organizacji. Ma na celu pomóc mu w integracji i adaptacji w nowym miejscu pracy, a także przekazać mu wiedzę i narzędzia niezbędne do wykonywania codziennych obowiązków.

Chociaż często wydaje się, że onboarding pracownika dotyczy okresu bezpośrednio po rozpoczęciu pracy w firmie, efektywne działania powinny zacząć się o wiele wcześniej oraz nie kończyć się po pierwszym przepracowanym tygodniu. To niezwykle ważny proces ważny w kontekście każdej organizacji. Warto poświęcić nieco więcej czasu już na samym początku i przygotować atrakcyjny i przejrzysty program onboardingowy, który pomoże przyspieszyć samodzielność nowych osób, a także zapewni im komfort w początkowym okresie zatrudnienia.

Dlaczego onboarding jest ważny?

Onboarding nowego pracownika pomaga zmniejszyć rotację pracowników, zwiększyć ich motywację i efektywność, a także znacząc przyspiesza samodzielność w wykonywaniu nowych obowiązków.

Skuteczny onboarding wpływa pozytywnie na wizerunek pracodawcy. Zadowolony pracownik dzięki udanej integracji szybciej buduje więzi z zespołem i jest bardziej lojalny względem pracodawcy. Pozytywne doświadczenia pracownika w początkowym okresie zatrudnienia nie tylko pomagają zmniejszyć rotację, ale także obniżyć koszty związane z kolejnymi rekrutacjami.

Onboarding pomaga efektywnie organizować i wskazywać pracownikom najważniejsze narzędzia, zasoby i materiały, które powinni poznać w pierwszym okresie zatrudnienia. To znacząco przyspiesza moment rozpoczęcia pracy, a pracownik nie traci całego dnia na wypełnianie dokumentów.

Dodatkowo proces onboardingu nowego pracownika online można łatwo zautomatyzować. Dzięki temu nie trzeba wysyłać każdej osobie zestawu materiałów poszkoleniowych, tutoriali czy dokumentów kadrowych. Pracownik od razu zyskuje dostęp do najważniejszych dokumentów, instrukcji i procedur w jednym miejscu. Może z nich korzystać w dowolnym miejscu i czasie, a cały proces wdrażania zakończyć w preferowanym przez siebie tempie i w rozsądnym zakresie.

Skuteczny onboarding pracownika online

Cyfrowe wdrożenie można przeprowadzać niezależnie od charakteru organizacji czy modelu pracy. W czasach gdy wiele firm przeszło na hybrydowy model pracy lub działa całkowicie zdalnie, skuteczne wdrożenie pracownika online to prawdziwe wyzwanie. Tym bardziej pożądane są takie rozwiązania i narzędzia, które pozwolą jak najbardziej uprościć proces onboardingu online. Zarówno w firmach o rozproszonej strukturze, których oddziały rozrzucone są na terenie całego kraju lub znajdują się zagranicą, jak i tych mniejszych przedsiębiorstw, które nie mogą spotykać się stacjonarnie.

Ze względu na dystans i odległości dzielące pracowników, aklimatyzacja nowo przyjętej osoby może być utrudniona. Właściwie przygotowany program onboardingowy pracownika online to nie tylko baza materiałów, które można udostępniać online. To także możliwości automatyzacji całego procesu. Aby był efektywny warto w tym celu wykorzystać narzędzia online, dzięki czemu oszczędzamy nie tylko czas, ale i koszty.

Jakich narzędzi potrzebujesz do przeprowadzenia onboardingu i rozwoju pracowników?

• Jeden system, do którego zaprosisz wszystkich pracowników, których trzeba przeszkolić.
• Miejsce do umieszczenia szkoleń wdrożeniowych, wszystkich ważnych materiałów, dokumentów i informacji o firmie, z którymi pracownicy muszą się zapoznać,
• Narzędzia do komunikacji i spotkań online, by pozostać w regularnym kontakcie.
• Możliwość raportowania, monitorowania wyników i postępów.

Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest platforma LMS która umożliwia zarządzanie dostępami do kursów oraz zapewnia efektywny sposób śledzenia indywidualnych umiejętności i kompetencji, proste metody lokalizacji aktywności szkoleniowych i rejestracji na kursy. Za pomocą platformy można zapewnić każdemu nowemu pracownikowi równe, standardowego szkolenia wdrożeniowe. Jednocześnie menedżerowie otrzymują raporty dotyczące osiągnięć swoich pracowników w zakresie onboardingu. Jednak gdy wdrażamy pracownika do firmy działającej zdalnie, potrzeba bardziej kompleksowych rozwiązań.

Jak wdrożyć pracownika do pracy zdalnej?

Jednym z istotnych elementów procesu onboardingu jest szkolenie wprowadzające, które częściowo lub w całości można przeprowadzić także online. Mogą to być zarówno szkolenia w czasie rzeczywistym, jak i materiały z którymi każdy będzie mógł łatwo zapoznać się później i w każdym momencie do nich wrócić.

To wygodne rozwiązanie, które umożliwia podział kursu na mniejsze partie, uruchamianie i naukę we własnym tempie i z dowolnego miejsca w dowolnym czasie. Po szkoleniu możliwie jest także przeprowadzenie testów i ankiet weryfikujących zdobytą wiedzę i sprawdzi stopień przyswojenia wiadomości oraz uzyskanie informacji zwrotnej od pracownika.

Z jakich materiałów możesz stworzyć program onboardingowy online:

• prezentacje PDF lub Powerpoint,
• szkolenia e-learningowe,
• lekcje wideo,
• zeszyty ćwiczeń,
• checklisty i przewodniki,
• wzory dokumentów i pliki do pobrania,
• i wiele innych.

Wszystkie szkolenia wdrożeniowe i materiały możesz łatwo udostępniać online. W tym celu pomocny będzie kompleksowy system do zarządzania wiedzą i rozwojem online. To nie tylko wirtualna przestrzeń, w której można umieszczać i udostępniać materiały wewnętrzne. Aby przeprowadzić skuteczny onboarding nowego pracownika online konieczna jest także regularna komunikacja. Pomocne będą np. wideorozmowy, spotkania czy pogadanki na czacie.

Niezwykle ważny jest kontakt nowej osoby, zarówno z przełożonym, jak i z innymi pracownikami. Dobrą praktyką są indywidualne lub zespołowe rozmowy online, które pozwolą pozostać w stałym kontakcie.

Zorganizuj wirtualne spotkanie powitalne, cykliczne zebrania czy nawet wydarzenia integracyjne online, by nowa osoba szybciej zaklimatyzowała się w zespole. Takie rozmowy nie tylko pozwolą się lepiej poznać, ułatwią nawiązywanie więzi, ale także pomogą w realizacji wspólnych celów i misji organizacji. Podczas spotkań można udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania i zapewnić niezbędne wsparcie. To istotny etap już na samym początku pracy, kiedy kontakt z zespołem jest szczególnie ważny.

Onboarding pracownika, jak każdy proces, musi być monitorowany i udoskonalany. W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem będą automatycznie generowane raporty, w których można sprawdzić m.in.: informacje o czasie logowania do systemu, odpowiedzi z ankiet i testów, czas spędzony na szkoleniu, dokładne wyniki i postępy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Onboardingu w pracy zdalnej?

Zarejestruj się bezpłatnie , aby otrzymać dostęp do nagrania z webinaru „Onboarding w pracy hybrydowej” oraz innych materiałów eksperckich!