Wirtualne targi i konferencje online – strategia, organizacja i sprzedaż

Chcesz zorganizować konferencje online lub inne wydarzenie na większą skalę, a same webinary i prezentacje to za mało? Konferencje online i wirtualne targi to rozwiązanie nie tylko na czas ograniczenia imprez masowych. To także świetna alternatywa i sposób na ciekawe wydarzenie bez ponoszenia kosztów związanych z wynajmem hali, transportem sprzętu, cateringiem czy wydrukiem materiałów. Wszystkie aspekty związane z organizacją konferencji stacjonarnej możesz przeprowadzić wirtualnie. Jak? Poznaj gotową koncepcję na organizację i sprzedaż wielkoformatowych wydarzeń online!

Konferencje online i targi wirtualnie – czyli jak?

Konferencja, targi, festiwal.  Z każdym z tych wydarzeń wiąże się wiele elementów niezbędnych do jego realizacji. W przypadku wydarzeń w świecie fizycznym to szereg dodatkowych kryteriów i wytycznych, które należy spełnić. Tymczasem ani technologia, ani świat rzeczywisty nie muszą stanowić żadnych ograniczeń.

Co jest najważniejsze przy wydarzeniach dużego formatu?

• Scena główna – do wystąpień prelegentów i zgromadzenia uczestników
• Sceny dodatkowe – do stworzenia stref tematycznych i oddzielnej przestrzeni dla danej kategorii
• Sale warsztatowe – do prowadzenia ćwiczeń praktycznych i pracy w grupie
• Stoiska promocyjne – do zaprezentowania oferty wystawców i promocji produktów
• Materiały konferencyjne – do udostępnienia dodatkowych treści i uzupełniania informacji
  po konferencji
• Networking – do budowania sieci kontaktów, nawiązywania relacji i wymiany doświadczeń pomiędzy prelegentami i uczestnikami
• System biletowy – do zebrania danych uczestników, zapisów, płatności i dostępu do wydarzenia

Wszystkie te kwestie, o których musisz pamiętać organizując konferencje stacjonarnie możesz zrealizować także online. Pomoże Ci w tym wirtualne centrum konferencyjne.

Wirtualne centrum konferencyjne

Twoje wirtualne centrum konferencyjne. To brzmi dumnie. I wydaje się skomplikowane. Tymczasem jest prostsze niż myślisz, a wszystko na wyciągnięcie ręki, a raczej na kliknięcie myszki. 🙂

Wirtualne centrum konferencyjne to jeden system, w którym zarządzasz organizacją całego wydarzenia. Łączy w sobie wirtualną przestrzeń dla prelegentów i uczestników, prezentację materiałów promocyjnych, ofertowych i produktowych, sprzedaż biletów oraz możliwość komunikacji zarówno pomiędzy prezenterami, jak i uczestnikami.

Jak to wszystko poukładać? Po kolei!

Sceny, prezentacje i prelekcje

Wyobraź sobie przestrzeń, w której możesz zgromadzić nawet tysiąc osób zainteresowanych tematem Twojej konferencji. To scena główna, czyli w świecie wirtualnym nic innego jak pokój webinarowy. To szereg możliwości związanych z logowaniem i dostępem, układem widoku, kolorystyką czy samym trybem prowadzenia wykładu. Prelegenci mogą występować pojedynczo lub prowadzić dyskusję, a co najważniejsze, każdy z nich może nadawać z dowolnego zakątka Ziemi. Nie trzeba się ograniczać tylko do jednej czy dwóch osób ani tylko do gości z kraju. Przypomnij sobie, ile razy w ostatniej chwili trzeba było zmieniać harmonogram wydarzenia, bo gość zza granicy jednak nie dotrze? To już przeszłość. Każdy może transmitować online wygodnie ze swojej kanapy lub fotela.

Dodatkowa przestrzeń i oddzielne sale

Jeśli planujesz więcej atrakcji i Twoje wydarzenie dzieli się na kilka kategorii tematycznych możesz zorganizować sceny dodatkowe. To kolejne pokoje webinarowe, w których poprowadzisz spotkania online niezależnie od siebie. Dokładnie tak, jakbyś poruszał się pomiędzy jedną sceną a drugą. Sceny dodatkowe to świetna opcja do prelekcji, prezentacji, czy działań wizerunkowo-promocyjnych dla partnerów, sponsorów i partnerów Twojego wydarzenia.

Warsztaty online

Często podczas konferencji prowadzone są różnego rodzaju warsztaty, treningi i zajęcia praktyczne. Wykorzystaj do tego kolejne pokoje webinarowe, oferujące wiele narzędzi do aktywnej pracy w zespole. Podział uczestników na grupy, udostępnianie ekranu, rysowania po wirtualnej tablicy, ankiety, wideo czat. Interaktywne możliwości prowadzenia warsztatów nie tylko zwiększają
zaangażowanie uczestników, ale zapewniają maksymalną interakcję pomiędzy nimi a trenerem. Uczestnicy otrzymują zadanie do realizacji samodzielnie lub w grupie, mogą na bieżąco komentować omawiane zagadnienia, a także korzystać z dodatkowych materiałów od trenera. Przekonaj się, ile ciekawych ćwiczeń można zrealizować w ten sposób.

Stoiska, promocja wystawców i materiały konferencyjne

Stoiska promocyjne na platformie online? Pewnie wiele osób łapie się teraz za głowę. Tego nie da się zrobić. Stoisko to nic innego jak oferta firmy, czyli katalog promocyjny. W tym przypadku oszczędzisz wiele wydatków na bogate ścianki, roll up’y, ulotki i foldery reklamowe. Zamiast nich przygotuj cyfrowe materiały konferencyjne. Pliki audio, wideo, prezentacje i foldery reklamowe w PDF, wirtualne mapy, instrukcje, poradniki. Co tylko zechcesz. Masz nieskończenie wiele możliwości,
by zaprezentować się jak najlepiej. Co więcej, część materiałów można pokazać tylko w czasie trwania konferencji, a inne zostawić do pobrania na później. Środowisko odetchnie z ulgą i nikt już nie będzie musiał pakować ulotek do teczek czy toreb.

Sklep festiwalowy

Na każdym wydarzeniu wielkiego formatu znajduje się sklep, w którym możesz kupić pamiątki, gadżety lub inne dodatkowe materiały. Potrzebujesz zamieścić gdzieś swoje produkty dla uczestników? Krótki kurs, podręcznik w formie ebooka, płatne konsultacje? Wszystko to możesz umieścić w sklepie, podłączonym pod Twoje wirtualne centrum konferencyjne. Zadbaj o atrakcyjne zdjęcia produktów wraz z opisami i gotowe. Dzięki płatnościom online sprzedaż będzie działa się sama. Uczestnik może wybrać interesujący go produkt, dodać do koszyka i natychmiast zrealizować zakup. Wyobraź sobie, że jeden z Twoich prelegentów ma już gotowy kurs online. Ale jego wykład to tylko przedsmak tego, co przygotował na szkoleniu. Konferencja to świetna okazja do promocji i przedsprzedaży kursu, który będzie można zakupić bezpośrednio w sklepie po konferencji.

Networking

Jednym z najważniejszych, jeżeli nie najważniejszym elementem każdej konferencji jest networking. Budowanie sieci kontaktów, nawiązywanie relacji, możliwość poznania prelegentów i osób z branży. Czy online może się to udać? Tak, i to wszystko z pomocą czatu, który można uruchomić na cały czas trwania konferencji. Dzięki temu masz możliwość komunikacji z każdym, czy to uczestnikiem czy prelegentem. Czat ogólny, czat grupy tylko dla prelegentów, czat tylko dla uczestników, czat indywidualny..  I to wszystko bez wciskania się komuś między kawę a kanapkę w przerwie luchowej, bez strachu, że „przecież to słynny Pan X, strach do niego zagadać”. Online te obawy znikają. 🙂

Wirtualna i zautomatyzowana komunikacja

Potrzebujesz konsultacji i omówienia szczegółów oferty albo produktu? Dedykowany czat, dołączony do materiałów promocyjnych to możliwość komunikacji bezpośrednio z pracownikiem firmy/wystawcą. Zainteresowane osoby mogą z nim w każdej chwili porozmawiać, zadać pytania, zasięgnąć porady. Prowadzone w ten sposób rozmowy zostaną zapisane, dzięki czemu masz możliwość zweryfikowania pracy konsultantów i mierzenia ich efektywności. A uczestnik otrzyma natychmiastowe wsparcie i zostanie „zaopiekowany”. 🙂

Wszystkie wiadomości dla uczestników, prelegentów i innych osób organizujących konferencje możesz wysyłać online i w pełni je zautomatyzować. Odpowiednio wcześniej zaplanuj wysyłkę maili,
zaproszeń, przypomnień, także w formie SMS.

System biletowy i zapisy na konferencje online

Twoje wirtualne centrum konferencyjne umożliwia automatyzację zapisów na konferencję online. Każdy uczestnik może łatwo i szybko dokonać zakupu biletu na wydarzenie za pomocą podłączonych płatności online. Otrzyma indywidualną wiadomość z dostępem do konferencji, a Ty w ten sposób zbierzesz dane wszystkich uczestników do późniejszych działań posprzedażowych. Nareszcie możesz zająć się ważnymi sprawami organizacyjnymi i tylko sprawdzać wpływy! 🙂

Konferencje online – promocja i sprzedaż

Wirtualne targi lub konferencje online możesz zorganizować nie tylko w celu przyciągnięcia potencjalnych klientów. To także dobry sposób do monetyzacji przestrzeni reklamowej, np. poprzez umieszczenie banerów promocyjnych firm partnerskich.

Na początek zastanów się, czego potrzebują uczestnicy wydarzenia. Czy zdecydujesz się sprzedawać same bilety online? Czy może warto w jakiś sposób je spakietować, np. wejściówka + warsztaty z prelegentem? Albo umieścić w sklepie konferencyjnym sprzedaż dostępów do nagrań z konferencji?

Druga kwestia to, co możesz zaoferować firmom partnerskim? Tu także masz możliwości monetyzacji, w formie np. własnej sceny dla wystawcy, prezentacji usług na scenie głównej, banery promocyjne. Możliwości jest wiele, a ograniczenie stanowi tylko Twoja wyobraźnia.

Chcesz stworzyć swoje Wirtualne Centrum Konferencyjne?

Napisz do nas na info@edolando.com by poznać więcej szczegółów i  otrzymać bezpłatną dedykowaną ofertę!