6 funkcji, które musi mieć Twój system do webinarów

Czy warto inwestować w narzędzie do webinarów, jeśli spotkanie wideo możemy zrobić za pomocą Messengera, Skype’a czy Teams’a? Dlaczego mamy korzystać z dodatkowo płatnych systemów, skoro dzięki kamerce w telefonie, na jeden klik możemy się zobaczyć nie tylko z wybraną osobą, ale nawet kilkoma? Większość tego typu globalnych aplikacji oferuje podstawową usługę do spotkań audio i wideo. Więc jeśli jest Ci potrzebny system do webinarów z prawdziwego zdarzenia, który chcesz wdrożyć na stałe, wspomniane opcje to dla Ciebie za mało. Poznaj kluczowe funkcje, tzw. „,must have”, które powinny się znaleźć w systemie do webinarów, aby wycisnąć z niego jak najwięcej i prowadzić skuteczne spotkania online.

 

Breakout rooms, czyli podział na pokoje

Tworzenie pokojów do wirtualnych spotkań to już niemal standard, skoro nawet sam Facebook postanowił mieć taką funkcję u siebie. Przeszkolenie kilku grup jednocześnie podczas spotkania na żywo stanowi prawdziwie wyzwanie, z którym zmaga się wielu trenerów. Szczególnie w czasach ograniczeń i restrykcji, gdy nie można prowadzić szkoleń stacjonarnych i wszystko przeniosło się do świata online. Tu z pomocą przychodzą właśnie wirtualne pokoje, czyli breakout rooms. Podział uczestników na pokoje umożliwia prowadzenie warsztatów online i pracę w grupach. Zaczynając od spotkania ze wszystkimi, wspólnego powitania i omówienia tematu, po przydzielenie zadań dla każdej z grupy i pracę własną. W ten sposób każda z grup może pracować samodzielnie we własnym pokoju. Na koniec wystarczy połączyć wszystkich ponownie by omówić wyniki i podsumować spotkanie.

Opcja breakout rooms sprawdzi się także przy niewielkiej grupie szkoleniowej. Gdy potrzebujesz, aby zadanie zostało wykonane przez każdego uczestnika samodzielnie, wystarczy, że każda osoba będzie w oddzielnym pokoju. Wtedy nie tylko dbasz o prywatność uczestników, ale także masz pewność, że nie będą podpowiadać sobie nawzajem.

 

Nagrywanie webinaru

Możliwość nagrywania wirtualnych spotkań to także jedna z najbardziej pożądanych funkcji. Nagrany materiał wideo to gotowy content, który możesz wykorzystać wielokrotnie. Jako lead magnet do budowania swojej listy kontaktów? Albo  w celach promocyjnych przed kolejnym  webinarem? A może jako część Twojego kursu online? Żeby to wszystko zrealizować sama możliwość nagrywania nie wystarczy. Co jeszcze jest kluczowe?

 

Edytor nagrań

Prowadzisz webinar, nagrywasz, później oglądasz nagranie i..ups. Znajdujesz ten jeden mały
fragment, którego musisz się pozbyć, żeby film był idealny. Dlatego nawet jeśli nie masz umiejętności technicznych warto, aby Twój system do webinarów umożliwiał edycję nagrania. Łatwo przycinasz, wycinasz i modyfikujesz swój film, w dodatku bez potrzeby instalowania kolejnego oprogramowania.

 

Przestrzeń na nagrania, e-dysk

Dużo nagrywasz, więc musisz gdzieś gromadzić te materiały. Dobrze, żeby Twój system webinarowy oferował do tego przestrzeń dyskową, którą zawsze możesz rozbudować, np. dokupując kolejne gigabajty.

 

Widok nagrania

Istotna kwestia, zwłaszcza od czasu RODO. Jeśli nagrywasz webinar wraz z widokiem czatu i danymi uczestników to pojawia się problem, aby takie nagranie później wykorzystać. Materiał wymaga całkowitej obróbki, a przede wszystkim technicznych umiejętności i specjalnego programu, żeby go dobrze przerobić. Dlatego lepiej zawczasu nie dopuścić do takiej sytuacji. Wtedy pomocna będzie opcja ustawienia widoku nagrania i tego które elementy mają zostać. Dzięki możliwości wyboru własnego szablonu i widoku nagrania od razu decydujesz czy nagrasz samą prezentację z głosem, czy jeszcze z dodatkowym wideo, z paskami menu, z czatem czy bez. Masz pełną kontrolę nad widokiem nagrania i pewność, że w filmie znajdą się takie elementy, jakie wybierzesz.

 

Webinary na żądanie

Pewnie nie raz zdarzyło Ci się zapisać na webinar, w którym ostatecznie nie wziąłeś udziału. Coś Ci wypadło w ostatniej chwili, termin był nieodpowiedni.. Powodów może być wiele. Ale przecież chcesz, żeby na Twoich spotkaniach pojawiło się, jak najwięcej uczestników. Możesz im w tym pomóc, zapewniając możliwość wyboru dogodnej daty spotkania online. Jak? Tworząc webinar na żądanie. W tym celu możesz wykorzystać nagranie z poprzedniego webinaru lub dowolny materiał wideo, który możesz wzbogacić o interaktywne elementy, np. ankietę, quiz, prezentację pdf a nawet włączyć się w trakcie filmu i kontynuować prelekcję na żywo. Dodatkowo w formularzu zapisu na webinar możesz zaoferować kilka terminów do wyboru, aby każdy wybrał dogodny dla siebie i mógł spokojnie obejrzeć szkolenie.

 

Ankiety, testy i sondaże

Co zrobić, żeby skutecznie zaangażować uczestników podczas spotkania online? Przygotuj im zadania i aktywności, aby od samego początku mieli co zrobić, poza samym słuchaniem i oglądaniem. Pomocą Ci w tym funkcje takie jak interaktywne ankiety, sondaże czy manager głosowania. Dzięki temu możesz zadać pytanie uczestnikom i monitorować wyniki na bieżąco, które mogą się zmieniać w trakcie całego spotkania. Nie martw się że zrobisz głosowanie, a kolejne osoby dołączyły spóźnione. W każdej chwili mogą dodać swoją odpowiedź a wyniki się zaktualizują.

 

Wiele plików w zakładkach

Nie ważne jak dużą masz już wprawę i doświadczenie w wystąpieniach publicznych. Każde takie spotkanie online i wypowiedź do kamery to dodatkowy stres. Co możesz zrobić by go sobie oszczędzić? Przygotuj się wcześniej i upewnij, że wszystko jest gotowe jeszcze przed startem. Jeśli do prezentacji wykorzystujesz różne materiały, zamiast za każdym razem pokazywać publiczności swój pulpit z rodzinnym zdjęciem i udostępniać kolejny plik, skorzystaj z funkcji wgrywania wielu plików. Wgraj wszystkie potrzebne materiały jeszcze przed spotkaniem. Dzięki temu, że są wyświetlane w zakładkach, masz wszystko w jednym miejscu i możesz szybko i sprawnie przełączać się pomiędzy nimi. Co więcej, raz wgrane materiały możesz poukładać w specjalne foldery i wykorzystać przy następnym spotkaniu. Równoległe otwieranie plików i przełączanie po zakładkach to ułatwienie dla Ciebie – nie musisz co chwilę otwierać każdego pliku od nowa. Ale to także komfort dla uczestników – widzą tylko, to co potrzeba, sam materiał. W każdej chwili możesz się przełączać pomiędzy plikami i slajdami, wracać do nich lub do whiteboardu. Nic się nie zamyka i nic nie znika.

 

Wielu prezenterów

Jeden czy dwóch prezenterów to już standard. Ale czasem chcesz, żeby było ich naprawdę wielu. Chcesz po prostu zorganizować aktywne spotkanie i prowadzić dyskusję. Chcesz, żeby każdy się zaangażował, zamiast być biernym widzem. Dzięki opcji wielu prezenterów możesz planować duże wydarzenia i konferencje online. Co więcej, łącząc to z podziałem na pokoje możesz prowadzić wirtualny event wielkiego formatu, tak aby każdy prezenter lub trener mógł prowadzić swoją grupę jednocześnie. Dodatkowo przygotujesz opisy wizytówek dla każdego trenera/prelegenta, aby uczestnik miał jasne informacje kto prowadzi spotkanie.

 

Uniwersalny system do webinarów

Masz już swój system do webinarów? A może szukasz nowego narzędzia do spotkań online i wideokonferencji? W obu tych przypadkach kluczowe jest to, do czego taki system ma służyć. Jednak warto zapewnić sobie pewien „basic”, czyli kluczowe funkcje, które sprawdzą się niezależnie od sytuacji i formy spotkania. Wszystkie wymienione opcje możesz zastosować zarówno przy zebraniach firmowych w kameralnym gronie, jak i przy wydarzeniach online wielkiego formatu, np. wirtualnych targów lub konferencji.

 

Szukasz systemu do webinarów?